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Eine Einführung in den A5 Jahresinhalt von Time/system

(Die nachfolgenden Informationen sind im Speziellen auf den A5 Jahresinhalt Tag (X33039) oder Woche (X46333) von Time/system ausgerichtet. Informationen bezüglich der Time/system Jahresinhalte in Compact finden Sie in dieser Anleitung.)

Der Time/system Jahresinhalt ist nach einem strukturierten, seit vielen Jahren bewährten System aufgebaut. Der Inhalt kann in vier verschiedene Blöcke aufgeteilt werden:


Diese Blöcke werden in Ihrem Zeitplaner mit dem Hauptregister (57190) sauber voneinander getrennt und mit Zusatzregistern wie der DataBank (52797) noch weiter aufgeteilt, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Nur wer seine Planung sorgfältig führt erzielt auch einen deutlich erkennbaren Mehrgewinn mit seinem Time/system.

 

Das Hauptregister: Alles auf einen Blick

Das Hauptregister (57190) ist in drei verschiedene Teilbereiche getrennt, die thematisch übergreifend mit denselben Farben gekennzeichnet sind.

Die anthrazitfarbenen Register werden für zeitbezogene Einlagen verwendet. Die roten Register beinhalten die DataBank (52797) und darin Aktivitäten-bezogene Blätter. Die hellgrauen Register sind der Bereich, in dem allgemeine Informationen zu Beruf und Privatem gesammelt werden.

Die zeitbezogenen Register sind in drei Teilbereiche getrennt. Im Register Übersicht werden die Jahres-Übersicht (X52861) und der Jahres-Projektplaner (X52862) eingeheftet, also Formblätter für die langfristige Planung. Die langfristigen Übersichten sind immer schon für die nächsten ein bis zwei Jahre verfügbar.

Das Register Planen wird für mittelfristige Planungsformblätter verwendet, wie die Monatspläne (X52865) und den Aktivitäten-Plan (X52864). Hier heften Sie von beiden Formblättern die kommenden 2-6 Monate ab, je nachdem, wie viel Sie im Voraus planen möchte. Die Formblätter des aktuellen Monats werden im nächsten Register, zusammen mit dem Jahresinhalt, eingeheftet.

Der Jahresinhalt selbst wird ins Register Tag/Woche eingeheftet – nutzen Sie die Tagesplanung (X33039), so sollten Sie optimalerweise nur die nächsten 31 Tage bzw. den aktuelle Monat einheften, bei der Wochenplanung (X46333) maximal 26 Wochen. Vorne, vor dem ersten eingehefteten Tag, werden zuoberst der Monatsplan (X52865) des aktuellen Monats und darunter der Aktivitäten-Plan (X52864) eingeheftet.

Die vierteiligen Aktivitäten-bezogenen Register beinhalten eines der wichtigsten Arbeitswerkzeuge Ihres Zeitplaners – die DataBank (52797), auf deren genaue Anwendung wir später eingehen werden. In die DataBank (52797) kommen Notizen, Kopien von wichtigen Information, zeitunabhängige Aktivitäten-Checklisten und – vor das DataBank (52797) Index-Register – ein Formblatt Index (57202) zur Beschriftung des Registers.

Die anderen drei Bereiche sind vom Namen her selbsterklärend – das Ziele/Projekte Register wird für die Formblätter Ziele (57196) und Projekte (52940) sowie zeitunabhängige Aktivitäten-Checklisten (57203) verwendet, die Zielen zugeordnet werden. Im Schnitt reichen 3-5 Stück der Formblätter für den allgemeinen Bedarf, die Menge kann jedoch nach Belieben reduziert oder erweitert werden.

Das Meetings-Register wird mit dem Formblatt Meetings EN (52830) bestückt. Sie sollten es jedoch – genau wie das Register für Ziele/Projekte – nur dann mit sich führen, wenn Sie diesen Bereich auch nutzen. Schließlich wollen Sie Ihr Time/system nicht mit unnötigem Ballast füllen.

In den Bereich Notizen heften Sie kariertes Papier (52858), liniertes Papier (52857) und Formblätter für Notizen (52949). Auch hier sollten Sie sich an Ihrem eigenen Bedarf orientieren – und an Ihren eigenen Aufgabenbereichen.

In Ihrem Time/system Jahresinhalt werden auch immer einige Blätter mit Berechnungstabellen, Messeterminen etc. mitgeliefert. Diese Blätter werden im Register Info abgelegt.

Zudem enthält dieser Registerbereich die Kontakte, in dem Ihr gesamtes Telefon- und Adressverzeichnis abgelegt wird. Hier kann das Telefon-/Adressregister (53141) als alphabetisches Register eingesetzt werden, jede Einheit sollte dabei mit 1-2 Formblättern Telefon-/Adressen (53346) ausgestattet werden. Auch Visitenkarten können hier mit der Time/system Klarsichthülle für Visitenkarten (10757) abgelegt werden.

Es lohnt sich, zur ersten Einrichtung Ihres Time/systems das komplette Register auszufüllen, mit allen Nummern und Kontakten, die Sie bei sich finden können – egal ob als Post-It am Geschäftscomputer oder auf einem Notizzettel am privaten Telefon. Das kann eine mühselige Arbeit sein, doch ein gut gepflegtes Adressregister (53141) können Sie über viele Jahre hinweg nutzen und aktualisieren.

Sollten Sie Ihre Kontakte lieber virtuell pflegen, so lohnt es sich dennoch, die wichtigsten Personen auch hier abzulegen, falls Sie unterwegs keinen Zugriff auf Ihre virtuell gepflegten Kontakte haben sollten.

Wie Sie sehen, hat jedes Formblatt von Time/system seinen angestammten und sinnvoll durchdachten Platz, der es Ihnen einfach macht, Ihre Informationen zu ordnen und bestens zu strukturieren – Time/system ist nicht umsonst der führende Hersteller für Zeitplaner in Europa!


Welche Informationen schreibe ich in Aktivitäten-Plan (X52864) bzw. Aktivitäten-Checkliste (57203) und Monatsplan (X52865)?

Der Aktivitäten-Plan (X52864) in den zeitbezogenen Registern und die Aktivitäten-Checkliste (57203) in der DataBank (52797) sind Ihre gedanklichen Notizzettel für alle anstehenden Aufgaben und geplanten Aktivitäten. Sobald Sie zu etwas eine Zusage machen, ob per E-Mail, am Telefon oder zwischen Tür und Angel, wird diese Zusage als Aktivität auf dem entsprechenden Bogen notiert – ist es eine projekt- oder zielbezogene Aktivität, kommt die Information auf die dazugehörige Aktivitäten-Checkliste (57203), ist es eine unabhängige Zusage, kommt es auf den Aktivitäten-Plan (X52864) des dazu passenden Monats.

Die Aktivitäten-Formblätter sind somit Ihr Post-It-Ersatz, der Sie alle Informationen ganz einfach zentralisiert sammeln lässt.

In die erste Spalte, Datum, wird der Zeitpunkt geschrieben, an dem Sie die Aufgabe notiert haben. Unter Beginn wird festgehalten, wann die Aufgabe gestartet werden soll und bei Fertig bis halten Sie das geplante Enddatum fest.

Unter Aktivität selbst schreiben Sie die Aufgabe nieder, am besten mit der Dauer, die sie voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. So kann man die Aktivität zur Fälligkeit besser in den Tagesablauf einplanen.

Die Ziffern werden für die Priorisierung der Aufgaben verwendet. 1 ist dabei maximale (= A-) Priorität, 3 minimale (= C-) Priorität. Unter OK können Sie die bereits abgeschlossenen Aufgaben einfach abhaken.

Schreiben Sie in der Spalte Wer immer dazu, welche Person die Aufgabe übernimmt, auch wenn Sie selbst sich der Aufgabe annehmen. Hier hat sich bewährt, Mitarbeiterkürzel einzusetzen, da diese Ihnen schneller einen Überblick verschaffen als voll ausgeschriebene Namen und außerdem weniger Platz brauchen.

Haben Sie eine Aufgabe an eine andere Person abgegeben, markieren Sie dies in der D-Spalte, für delegiert. So haben Sie sofort einen Überblick, welche Aufgaben Sie noch abgeben müssen und welche Sie selbst zu bearbeiten haben.

Die Monatspläne (X52865) sind Ihre Übersicht über Termine jeglicher Art. Genau wie bei den Aktivitäten sollten Sie auch hier jeden Termin sofort nach Zusage notieren, damit Sie ihn nicht vergessen oder verlegen.

Da Time/system verschiedene Anwendungsarten der Monatspläne (X52865) unterstützt, bietet es von Haus aus schon zwei verschiedene Möglichkeiten der Planung an, damit Sie entscheiden können, welche Art der Nutzung besser zu Ihrem Arbeitsstil passt:

Wenn Sie sich das Formblatt genauer anschauen, werden Sie erkennen, dass es über der Tagesübersicht zwei unterschiedliche Uhrzeitangaben gibt.

Die schwarzen Uhrzeitangaben bieten weniger Platz für Notizen, stellen jedoch den gesamten Arbeitstag auf einer Blatthälfte dar und bieten auf der anderen noch Platz für spätere Termine. Diese Verwendung der Monatspläne lohnt sich, wenn Sie den Monatsplan (X52865) vor Ihrem Jahresinhalt einordnen und Ihren gesamten Zeitplaner offen vor sich liegen haben.

Die roten Uhrzeitangaben lohnen sich, wenn Sie mehr Platz zum Notieren der Termine benötigen und nicht davon abhängig sind, Ihren Zeitplaner aufgeschlagen vor sich liegen zu haben. Die Termine reichen hier nur für den regulären Arbeitstagbereich. Wenn Sie die Monatspläne (X52865) ohne einen Zeitplaner oder außerhalb des Zeitplaners nutzen, dann sind diese Zeitangaben für Sie interessanter.

Manche unserer Kunden verzichten auch gänzlich auf die Nutzung der Monatspläne (X52865) und setzen stattdessen den bekannten Time/system Taschenkalender (X33596) ein. Dieser bietet zudem den Vorteil, dass Sie, wenn Sie Ihren Zeitplaner einmal nicht mitnehmen, einfach nur den Taschenkalender (X33596) einstecken können und Ihre Terminplanung dennoch bei sich haben.

 

Und wie führe ich die Wochen- bzw. Tagespläne?

Die Time/system A5 Tagesplanung (X33039) bzw. A5 Wochenplanung (X46333) – das Kernstück Ihrer jährlichen Planung – kann, genau wie die Formblätter, nach individuellen Vorlieben geführt werden.

Als Best Practice von Time/system gelten folgende Vorgehensweise:

Zu Anfang eines Monats werden die Blätter dieses Monats aus der Aufbewahrungsbox genommen und in Ihren Zeitplaner eingeheftet. Um das nicht zu vergessen machen Sie sich am besten direkt eine Aufgabe in Ihren Aktivitäten-Plan (X52864) und setzen den Beginn auf zwei bis drei Tage vor Monatsende.

Die Blätter des nun abgelaufenen Monats werden, eingeschlagen in Aktivitäten-Plan (X52864) und Monatspläne (X52865), herausgenommen. Alle Aufgaben und Termine, die in diesem Monat anstanden, aber nicht erledigt wurden, werden nun auf die neuen Pläne geschrieben und die vergangenen Blätter archiviert.

Vielleicht wundern Sie sich, dass wir bisher nichts über das Beschreiben der A5 Tagesplanung (X33039) gesagt haben – das hat einen einfachen Grund: Die A5 Tagesplanung (X33039) wird in der Langzeitplanung nicht beschrieben.

Wenn Sie Ihren Time/system Zeitplaner führen wie von Time/system empfohlen, dann haben Sie alle Aufgaben und Termine auf Ihren Monatsplänen (X52865) und Aktivitäten-Plänen (X52864) stehen. Da sich Termine im Nachhinein noch ändern können, sollte man die Übersicht darüber nur auf den Monatsplänen (X52865) belassen.

Die A5 Tagesplanung (X33039) sollten Sie erst am Abend vor dem entsprechenden Tag ausfüllen. Dabei übertragen Sie vom aktuellen Tag die Termine und Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten und von Monatsplänen (X52865) und Aktivitäten-Plan (X52864) bzw. Aktivitäten-Checkliste (57203) die Aufgaben, die für den kommenden Tag anstehen.

Diese Tätigkeit nimmt in der Regel nur ca. 3-5 Minuten in Anspruch und gibt Ihnen das Gefühl, sicher und gut vorbereitet in den neuen Tag starten zu können.


Die Blätter der A5 Tagesplanung (X33039) – und in Grobzügen auch der A5 Wochenplanung (X46333) – sind folgendermaßen aufgebaut:

In der Spalte Termine werden die Termine von den Monatsplänen (X52865) für den Tag notiert. In der grau umrandeten Spalte zwischen Termine und Uhrzeit wird der Zeitraum schraffiert, der für einen Termin vorgesehen ist. Dabei sollten Sie beachten, dass Sie nicht mehr als 60% Ihres Tages verplanen (60-40-Regel).

Bei den Aufgaben werden die Aufgaben von Aktivitäten-Plan (X52864) und Aktivitäten-Checkliste (57203) übertragen. Hier schreiben Sie wieder Prioritäten und Zeiten dazu, nach Abschluss jeder Aufgabe sollte diese im dafür vorgesehenen Feld abgehakt werden.

Wichtig/Heute wichtig dient der Formulierung eines einzelnen Tages- bzw. Wochenziels. Das ist die zentral angestrebte Aktivität und sollte die Aufgabe mit der höchsten Priorität des Tages sein.

Die Rückseite der A5 Tagesplanung (X33039) bietet Platz für Notizen, die Sie z.B. während eines Telefongesprächs aufnehmen, sowie für spätere Termine, falls Ihr Zeitplan über einen regulären Büroarbeitstag hinausgeht. Diese Rückseite ist in der A5 Wochenplanung (X46333) nicht enthalten.

Es empfiehlt sich, die gesamte Planung – auch auf Aktivitäten-Plan (X52864) und Monatsplänen (X52865) – mit Bleistift vorzunehmen. So können Sie bei Terminänderungen Ihre Planung deutlich eleganter und einfacher korrigieren.

 

Wofür verwende ich eigentlich die DataBank (52797)?

Die DataBank (52797) wird – unter richtiger Anwendung – wahrscheinlich schnell zu Ihrem Lieblingsbereich innerhalb Ihres Zeitplaners. Es ist eine allgemeine Ideensammlung und das von Time/system speziell entwickelte Kreativitätswerkzeug, mit der Sie Pausenzeiten füllen und parallel dazu Ordnung in Ihre Unterlagen bringen können.

Für die DataBank (52797) lohnt es sich, auch den zehnteiligen DataBank-Index (57202) zu besitzen, mit dem Sie Ihre Ideensammlung nach Gutdünken in Ihre wichtigsten Arbeitsbereiche aufteilen und sie dabei sinnvoll beschriften können.

Der Hintergedanke von Time/system bei der Entwicklung der DataBank (52797) war es, einen zentralen Speicher mit allen relevanten Informationen zu Zielen (57196), Projekten (52940) und Aufgaben stets gesammelt verfügbar und griffbereit zu haben, denn für eine strukturierte Unterlagenführung ist es wichtig, dass zusammenhängende Unterlagen auch zusammen dargestellt werden.

Dies wird in der DataBank (52797) durch die Einteilung in durchnummerierte Unterregister erreicht.

Zum Wahren der Übersichtlichkeit wird am Anfang ein Formblatt DataBank-Index (57202) eingeheftet, auf das die wichtigen Arbeitsbereiche notiert werden – jeder Arbeitsbereich bekommt dabei ein Register zugewiesen, am besten sollten auch 1-2 Register für private Informationen und eine persönliche, unabhängige Ideensammlung reserviert werden, vorzugsweise die letzten beiden.

Es müssen nicht alle zehn Register der DataBank (52797) von Anfang an beschriftet sein, oft fallen einem relevante Arbeitsbereiche erst im Nachhinein ein, oder es kristallisieren sich im Laufe der Zeit weitere Arbeitsbereiche heraus, die ein eigenes Register verdienen. Für den Anfang sind drei bis vier beschriftete Register oft ausreichend.

Der große Vorteil, den die Time/system DataBank Ihnen bietet, wenn Sie Ihren Zeitplaner immer mit sich führen:

Bei Wartezeiten – z.B. am Bahnhof, Flughafen oder beim Arzt – können Sie nun einfach an Ihrer DataBank (52797) weiterarbeiten, Ihre Notizen (52949) zu einem Projekt durchgehen und relevante Punkte dazuschreiben. Denn die besten Ideen kommen einem nicht am Arbeitsplatz, sondern dann, wenn man sie am wenigsten erwartet – und damit man sie nicht wieder vergisst, führt man die DataBank (52797) immer mit sich.

So können Sie Themen, die Sie unterbewusst beschäftigen, einfach zu Papier bringen und damit aus dem Weg schaffen, bis sie relevant werden – und erlauben sich so selbst konzentrierteres, ablenkungsfreieres Arbeiten.


Seit der letzten Änderung des Time/system Hauptregisters (57190), um einen noch besseren Planungserfolg zu ermöglichen, gibt es bei der DataBank (52797) zwei weitere Unterbereiche, die Ihre Informationssammlung noch übersichtlicher machen. Nun haben Sie nicht mehr „nur“ 10 durchnummerierte und beschriftete Register, sondern können Ihre Aktivitäten noch dazu direkt den Themenbereichen Meetings und Projekte/Ziele zuordnen.

Probieren Sie Ihre DataBank (52797) selbst aus! Sie ist der persönlichste Teil Ihres Time/systems und wird komplett individuell geführt. Sie vereint alle Informationen, die Sie für Ihre Projekte (52940) und Ziele (57196) benötigen und bietet Ihnen schnell und geordnet Zugriff darauf – und befreit Sie zeitgleich von unnötigem Ballast.

Time/system hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihnen so viel persönliche Freiheit wie nur möglich bei maximalem Planungserfolg zu geben – nutzen Sie diese Vorteile und lernen Sie, sie richtig einzusetzen.

 

Was gibt es sonst noch für nützliche Formblätter?

Time/system bietet eine Vielzahl an Formblättern für die unterschiedlichsten Verwendungszwecke an. Welche Formblätter davon für Sie interessant sind, das müssen Sie für sich selbst entscheiden.

Die gängigsten Formblätter sind, wie oben schon erwähnt, die Aktivitäten-Checkliste (57203) und Formblätter Liniertes Papier (52857) sind in der Tages- und Wochenplanung enthalten. Die Wochenplanung enthält zusätzlich Kariertes Papier (52858) und Notizen (52949) sowie Telefon-/Adressblätter (53346).

Wenn Sie die DataBank (52797) sinnvoll nutzen möchten, lohnen sich zudem das Formblatt DataBank-Index (57202) sowie die Formblätter für Ziele (57196), Meetings EN (52830) und Projekte (52940).

Sie möchten bei Ihrer A5 Wochenplanung (X46333) einige Tage ausführlicher planen oder flexible Planungseinlagen mit sich führen? Dafür gibt es undatierte Tagespläne (53766) und undatierte Wochenpläne (46140) die Ihnen genau diese Freiheit und Individualität in Ihrer Planung erlauben.

Für spezielle Bedürfnisse, die in der Regel im Info-Register abgelegt werden, bieten wir auch Formblätter für Private Daten (47785) sowie Reisekosten-Abrechnungen (41184).

Sie haben noch immer nicht gefunden, was Ihrem Planungsbedürfnis entspricht? Wenn Sie bereits eine Vorlage haben, dann können Sie diese einfach auf unser Blanko-Papier in A5 (41005) mit der Time/system-Lochung drucken – oder Sie wenden sich einfach an uns und wir helfen Ihnen weiter.

Unser Tipp: Damit Sie alles für unterwegs dabei haben, empfehlen wir Ihnen die passenden Ringbücher mit einer Ringmechanik von 25 oder 35 mm Durchmesser – je nachdem wie viel Sie an Platz benötigen.